Na maioria das empresas, a TI só vira assunto quando alguma coisa para de funcionar.

É quando o vendedor não consegue acessar o CRM antes de uma reunião importante, o financeiro encontra dificuldades para emitir boletos no fim do mês ou o WhatsApp da empresa para de funcionar justamente em um dia de grande movimento. Enquanto isso, a equipe tenta contornar a situação e as tarefas vão se acumulando.

No entanto, esses problemas raramente surgem sem aviso. Na prática, eles costumam dar sinais muito antes de se transformarem em uma dor de cabeça maior. Por isso, vale a pena observar algumas situações que aparecem com frequência no dia a dia das empresas.

1. Sua equipe já se acostumou com os problemas

Toda empresa enfrenta imprevistos de vez em quando. Porém, existe uma diferença entre um problema pontual e um problema que virou rotina.

Talvez exista aquele computador que leva vários minutos para iniciar todos os dias. Ou aquele sistema que costuma travar justamente nos horários de maior movimento.

Além disso, é comum ver colaboradores interrompendo suas atividades para tentar resolver questões técnicas por conta própria. Reiniciam equipamentos, pesquisam soluções na internet e pedem ajuda para colegas. Enquanto isso, o trabalho que realmente deveria estar sendo feito fica parado.

Isoladamente, parece um problema pequeno. No entanto, quando isso acontece toda semana, o impacto na produtividade começa a aparecer.

2. Você só busca ajuda quando algo para de funcionar

Esse é um cenário bastante comum.

Enquanto tudo parece estar funcionando, ninguém mexe em nada. Porém, basta surgir uma falha para que o assunto se torne prioridade.

Imagine um vendedor pronto para enviar uma proposta importante e, justamente naquele momento, não conseguir acessar os arquivos necessários. Ou o financeiro precisar emitir cobranças e descobrir que o sistema está indisponível.

O resultado? Correria no escritório, estresse na equipe e, muitas vezes, um custo maior para resolver algo que poderia ter sido evitado.

Por outro lado, quando existe acompanhamento preventivo, muitos desses problemas podem ser identificados antes de causar impactos na operação.

3. Você não sabe responder algumas perguntas básicas sobre segurança

Se alguém perguntar quando foi realizado o último backup, você sabe responder?

E se for necessário recuperar um arquivo apagado por engano? Ou bloquear imediatamente o acesso de um colaborador que deixou a empresa?

Muitos gestores acreditam que está tudo protegido. Entretanto, só descobrem falhas quando realmente precisam utilizar algum recurso de segurança.

Aqui na Otimizar, é comum encontrarmos empresas que acreditam possuir backup funcionando normalmente. Porém, quando surge a necessidade de recuperar um arquivo importante, descobrem que ninguém verificava aquele processo há meses.

Por isso, cuidar da segurança das informações deixou de ser uma preocupação exclusiva das grandes empresas. Hoje, qualquer negócio depende de dados para funcionar.

4. A empresa cresceu, mas a estrutura de TI continua a mesma

No início, tudo costuma ser mais simples.

São poucos usuários, poucos equipamentos e uma operação mais fácil de administrar. Entretanto, conforme a empresa cresce, as necessidades também aumentam.

Novos colaboradores chegam, mais sistemas passam a fazer parte da rotina e a quantidade de informações armazenadas cresce rapidamente.

Porém, muitas empresas continuam utilizando praticamente a mesma estrutura que possuíam anos atrás.

Como resultado, começam a aparecer lentidão, dificuldades de acesso, falhas de comunicação e outros problemas que afetam o dia a dia da equipe.

Em muitos atendimentos, percebemos que o gestor sabe que existe algo errado, mas não consegue identificar exatamente a origem do problema. Existe apenas a sensação de que as ferramentas não acompanham mais o ritmo da empresa.

5. Você não faz ideia de quanto os problemas de TI custam

Quase toda empresa sabe quanto paga pela internet, pelos softwares e pelos equipamentos.

Porém, poucas conseguem calcular quanto custa uma manhã inteira com a equipe parada porque um sistema não está funcionando.

Da mesma forma, é difícil medir o impacto de uma proposta enviada com atraso, de um cliente que não conseguiu atendimento ou de horas gastas tentando resolver problemas técnicos.

Por isso, os custos da TI nem sempre aparecem apenas nas faturas. Muitas vezes, eles surgem na forma de retrabalho, atrasos e perda de produtividade.

E, justamente por serem menos visíveis, acabam passando despercebidos durante muito tempo.

Pequenos sinais costumam indicar problemas maiores

Se você se identificou com algumas dessas situações, vale observar esses sinais com atenção.

Afinal, problemas recorrentes raramente desaparecem sozinhos. Na maioria das vezes, eles apenas vão sendo contornados até começarem a afetar a rotina da empresa de forma mais significativa.

Quanto mais cedo essas situações forem percebidas, mais fácil costuma ser corrigir o problema antes que ele gere impactos maiores no dia a dia do negócio.